Świadczymy , dla Państwa, wszechstronne usługi administracyjne związane z posiadanymi przez Państwa udziałami w częściach wspólnych nieruchomości Wspólnot Mieszkaniowych, a w szczególności obsługę administracyjną, księgową, techniczną, prawną (w zakresie UWL) i finansową.
Firma posiada obowiązkowe ubezpieczenie OC w ramach prowadzonej działalności zarządzania nieruchomościami – odnawiane corocznie. Przekazane Nam obowiązki, ujawnione w umowie cywilnoprawnej, wykonujemy zgodnie z prawem, ustalonymi standardami właściwymi dla naszej działalności zawodowej oraz w porozumieniu Zarządami Wspólnot Mieszkaniowych i współwłaścicielami. Gwarantujemy dyspozycyjność Zarządców i Administratorów, którzy będą obecni na terenie nieruchomości oraz dostępni pod ujawnionymi na nieruchomościach telefonami. W razie potrzeby spotykamy się z Zarządami i współwłaścicielami oraz pełnimy dyżury na terenie Państwa nieruchomości. Administratorów zatrudnionych w naszej firmie cechuje wysoka kultura osobista, potwierdzenie kwalifikacji zawodowych – licencja zarządcy nieruchomości oraz duże zaangażowanie w wykonywaną dla Współwłaścicieli pracę.
Czynności Administracyjne prowadzone wobec części wspólnych nieruchomości mają za zadanie zapewnić prawidłowe, bezpieczne i zgodne z prawej ich funkcjonowanie, ze szczególnym uwzględnieniem poniższych działań:
PODSTAWOWE CZYNNOŚCI ADMINISTRACYJNE
– Założenie Wspólnoty Mieszkaniowej – wystąpienie o nadanie nr NIP, Regon, założenie konta bankowego, przygotowanie do zawarcia przez Zarządy, umów na dostawę mediów, konserwację, sprzątanie, ubezpieczenie i innych niezbędnych dla prawidłowego, zgodnego z prawem funkcjonowania nieruchomości.
– Bieżąca współpraca z organami Administracji Publicznej, Samorządowej oraz Służbami Utrzymania Bezpieczeństwa i Porządku
– Protokolarne przejęcie nieruchomości, przejęcie dokumentacji administracyjnej, technicznej, prawnej, księgowo-finansowej;
– Weryfikowanie stanu prawnego i faktycznego nieruchomości, prowadzenie wykazu lokali i ich właścicieli;
– Rejestrowanie usterek gwarancyjnych, przekazywanie ich niezwłocznie do udzielającego gwarancji, nadzór nad prawidłowym wykonaniem usterek gwarancyjnych w porozumieniu i za zgodą Zarządów Wspólnot Mieszkaniowych;
– Administrowanie bieżące nieruchomością wspólną, współpraca z Zarządem Wspólnoty w zarządzaniu nieruchomością wspólną, współpraca z właścicielami w sprawach dotyczących ich lokali, w ramach Ustawy o własności lokali, zapewnienie właścicielom pogotowia lokatorskiego;
– Realizowanie wniosków Zarządów Wspólnot Mieszkaniowych i właścicieli, w ramach posiadanych uprawnień ustawowych i umownych, prowadzenie procesu windykacji przedsądowych zgodnie z UWL oraz przygotowywanie niezbędnej, koniecznej i pełnej dokumentacji dla prowadzenia windykacji przed Sądami Państwowymi;
– Koordynacja i nadzór działań specjalistycznych firm w zakresie przeglądów gwarancyjnych, okresowych i innych niezbędnych do wykonania, w ramach Ustawy Prawo Budowlane;
– Przygotowywanie dokumentacji administracyjnej, prowadzenie korespondencji Wspólnot Mieszkaniowych w prozumieniu i za zgodą Zarządów;
– Przygotowywanie i monitorowanie ubezpieczeń związanych z nieruchomością wspólną, prowadzenie procesu likwidacji szkód w oparciu o posiadane ubezpieczenia;
– Przygotowywanie i obsługa zebrań Wspólnot zwołanych na wniosek oraz obowiązkowego corocznego zebrania właścicieli nieruchomości;
– Udzielanie informacji właścicielom oraz użytkownikom lokali poprzez telefon, e-mail oraz w uzgodnionych sposobach i terminach, również podczas dyżurów na terenie nieruchomości;
– Dyżury telefoniczne działu administracyjnego w godz. 8.00-16.00 w dniach roboczych. W przypadku zagrożenia zdrowia i życia oraz zagrożenia uszkodzeniem mienia mozliwy jest kontakt całodobowy na wskazane numery;
– Prowadzenie korespondencji i obługa biura dla potrzeb Wspólnot Mieszkaniowych;
– Administracja nie czerpie żadnych innych korzyści z zajmowania się nieruchomościami wspólnymi Współwłaściceli poza wynagrodzeniem określonym w umowach
– Prowadzenie księgowości zgodnie z obowiązującymi przepisami; prowadzenie sprawozdawczości skarbowej i statystycznej Wspólnot Mieszkaniowych;
CZYNNOŚCI KSIĘGOWO FINANSOWE
– Współuczestniczenie w przygotowaniu propozycji Planów Gospodarczych;
– Przygotowywanie naliczeń na podstawie, zatwierdzonych uchwałą Właścicieli, Planów Gospodarczych;
– Przygotowywanie rozliczeń planów gospodarczych, sporządzanie rocznych sprawozdań finansowych;
– Okresowe przygotowywanie informacji o poniesionych kosztach utrzymania nieruchomości oraz przychodach;
– Analizowanie i nadzór nad windykacją należności z tytułu pożytków i innych przychodów z nieruchomości;
– Analizowanie i nadzór nad windykacją należności od właścicieli lokali w nieruchomości;
– Rozliczanie z właścicielami lokali opłat z tytułu kosztów utrzymania nieruchomości, kosztów zużytych mediów (odczyty liczników oraz rozliczanie kosztów zużytych mediów w ustalonych odstępach czasu), funduszu remontowego;
– Wydawanie poświadczeń bądź zaświadczeń właścicielom lokali;
– Rejestracja, przekazywanie niezwłocznie do Gwaranta oraz nadzór nad usuwaniem usterek gwarancyjnych w porozumieniu i za zgodą Zarządów Wspólnot;
OBSŁUGA TECHNICZNA NIERUCHOMOŚCI
– Prowadzenie Książki Obiektu Budowlanego oraz dokumentacji technicznej nieruchomości wymaganej przepisami prawa budowlanego;
– Zlecanie kontroli technicznych i okresowych przeglądów nieruchomości oraz urządzeń stanowiących ich wyposażenie techniczne, zgodnie z wymaganiami prawa budowlanego;
– Kontrola nad zapewnieniem dla nieruchomości dostaw energii elektrycznej, wody, gazu, ciepła, odprowadzania ścieków i wywozu śmieci;
– Kontrola nad utrzymaniem w należytym stanie technicznym pomieszczeń oraz terenów służących do wspólnego użytku właścicieli lokali;
– Nadzór nad pracą firm odpowiedzialnych za konserwacje instalacji technicznych w budynku;
– Nadzór nad innymi usługami związanymi z technicznym funkcjonowaniem nieruchomości;
– Nadzór nad usuwaniem awarii i ich skutków;
– Zbieranie ofert dotyczących zleceń i przygotowywanie umów o dostawy, roboty bądź usługi związane z utrzymaniem technicznym nieruchomości;
– Pełnienie funkcji koordynacyjnej pomiędzy firmami zewnętrznymi, technicznymi oraz właścicielami i użytkownikami nieruchomości;